Kommunikation och ledarskap: samspel mellan människor

Som ledare och chef är kommunikation och ledarskap helt centralt. Kommunikation är också grundläggande för mänsklig interaktion och spelar en central roll i allt från vardagliga samtal till affärsmöten och internationella relationer.

Här tittar vi lite närmare på just kommunikation i en artikel som ursprungligen skrevs 2010, men har uppdaterats flera gånger sedan dess. Senast i juli 2024.

Olika syften

Kommunikation kan ha många olika syften, såsom t ex information, övertygelse, motivationsskapande, relationsbyggande och beslutstagande. Några exempel:

• Information: syftar till att dela kunskap och data för att t ex öka kännedom och förståelse om en viss företeelse.
• Övertygelse: syftar till att påverka andras tankar, åsikter eller beteenden i en viss riktning.
• Motivation: syftar till att uppmuntra och inspirera individer eller grupper att agera på ett visst sätt.
• Relationer: syftar till att bygga och upprätthålla relationer genom utbyte av tankar och känslor.
• Beslutstagande: för att ta beslut baserat på tillgänglig information och diskussioner.

Fem nyckelkomponenter

Ofta förknippar vi kommunikationen med processen att sända och överföra information från en person, grupp eller organisation till en annan. I all kommunikation finns emellertid alltid både en sändare och en mottagare. Kommunikationen sker i samspelet mellan dessa båda aktörer.

Den fem nyckelkomponenterna i all kommunikation kan sägas vara:

1. Sändare: Den person eller enhet som initierar meddelandet.

2. Meddelande: Innehållet som överförs, vilket kan vara information, en fråga, en uppmaning etc.

3. Kanal: Mediet genom vilket meddelandet överförs (t.ex. tal, e-post, textmeddelanden).

4. Mottagare: Den person eller enhet som tar emot meddelandet.

5. Feedback: Responsen från mottagaren tillbaka till sändaren, vilket kan visa om meddelandet har uppfattats korrekt.

När någonting blir gemensamt

Ordet kommunikation kommer från latinets “communicare” som betyder att någonting blir gemensamt. Kommunikation kan sägas vara en ständigt pågående process och en bra förutsättning för att bygga möten och relationer mellan människor. Det är inte statiskt, utan snarare i ständig rörelse.

Kommunikation kan äga rum i många olika sammanhang och miljöer, t ex på internet, hemma, på arbetet, mellan vuxna och barn, mellan arbetskollegor, mellan företag och dess kunder. Gemensamt är att man genom kommunikation försöker meddela sig eller dela med sig av något, såsom upplevelser, tankar och känslor eller fakta.

Effektiv kommunikation är avgörande för framgång inom många områden, inklusive personlig utveckling, professionella miljöer och samhällsbyggande. Kommunikation kan ske genom olika kanaler och metoder, såsom tal, skrift, kroppsspråk, visuella medier eller digitala plattformar.

Olika kanaler

Idag finns en uppsjö av kanaler för kommunikation. Kommunikationskanalerna kan användas på olika sätt beroende på kontexten, målgruppen och typen av information som ska kommuniceras. Valet av kommunikationskanal är minst lika viktigt som valet av själva budskapet. Att säga upp någon via ett SMS är t ex inte lämpligt.

Låt oss utforska några av de mest vanliga och betydelsefulla, även om de i viss utsträckning går in i varandra.

Verbala kanaler

En av de mest grundläggande formerna av kommunikation sker i samtal mellan två eller flera personer. Detta är ofta det mest personliga och effektiva sättet att kommunicera eftersom det tillåter omedelbar feedback och en hög nivå av interaktion.

Telefonen är ett annat vanligt verktyg för verbala samtal, särskilt när avståndet gör det omöjligt att träffas personligen. Videokonferenser, med hjälp av verktyg som Zoom eller Microsoft Teams, har också blivit oumbärliga för möten och samarbete på distans, särskilt i en globaliserad och digitaliserad arbetsvärld. Röstmeddelanden, som kan skickas via telefon eller appar, erbjuder en flexibel metod för att dela muntliga meddelanden när omedelbar tvåvägskommunikation inte är möjlig.

Icke-verbala kommunikationskanaler

Icke-verbal kommunikation, särskilt kroppsspråk, spelar en central roll i hur vi uppfattar och förmedlar budskap. Kroppsspråk omfattar gester, ansiktsuttryck, hållning och ögonkontakt. Våra gester kan förstärka talade ord eller uttrycka känslor direkt. Våra ansiktsuttryck avslöjar omedvetna känslor, som glädje, ilska eller sorg. Vår hållning visar självförtroende, osäkerhet eller avslappning. Vårt sätt att hålla ögonkontakt visar intresse eller undvikande. Genom att medvetet använda kroppsspråk och tolka mikrouttryck kan vi förbättra vår kommunikation, skapa förtroende och undvika missförstånd.

Skriftliga kanaler

Böcker, tidningar, tidskrifter och rapporter hör idag till de mer klassiska skriftliga kommunikationskanalerna (ofta betraktade som kanaler för masskommunikation tillsammans med TV och radio).

Skriftliga kommunikationskanaler spelar också en central roll i vår mer vardagliga kommunikation. Särskilt e-post har t ex blivit en viktig kanal i både personliga och professionella sammanhang. Inom organisationer är interna rapporter också viktiga verktyg för att dokumentera och förmedla detaljerad information.

Textmeddelanden eller SMS används istället för snabb och kortfattad kommunikation. Chattmeddelanden, genom appar som WhatsApp eller Slack, erbjuder också snabb och effektiv kommunikation, ofta i realtid.

Traditionella brev och kort har fortfarande har en plats för formella eller personliga meddelanden, men lever en tynande tillvaro.

Digitala kanaler

Digital kommunikation har revolutionerat hur vi interagerar och delar information. Mycket av vår skriftliga kommunikation sker t ex via digitala kanaler.

Sociala medier som Facebook, Twitter, LinkedIn och Instagram erbjuder därtill plattformar för att nå en bred publik och engagera sig i dialoger. Bloggar och vloggar fungerar som moderna dagböcker och informationskanaler där individer och företag kan dela sina tankar och erfarenheter. Webbplatser och forum ger plattformar för mer strukturerad och långvarig informationsdelning och diskussion.

Nyhetsbrev via e-post är ett annat kraftfullt verktyg för att regelbundet uppdatera prenumeranter med nyheter och information.

Masskommunikationskanaler

Masskommunikationskanaler som TV och radio når en stor publik och används ofta för att sprida nyheter, reklam och underhållning. Tidningar och magasin, både tryckta och digitala, erbjuder djupgående artiklar och analyser. Podcasts har blivit alltmer populära och fungerar som ljudprogram som kan laddas ner eller strömmas över internet, vilket ger lyssnarna möjlighet att ta del av information och berättelser i sitt eget tempo.

Vad innebär kommunikation för dig?

Utöver de ovan nämnda finns det flera andra viktiga kommunikationskanaler och aspekter av kommunikation. Listan är lång.

Titta gärna på videon och fundera samtidigt på vad kommunikation innebär för dig som ledare och chef.

Elisabet Lagerstedt

Elisabet Lagerstedt is the founder and director of Future Navigators. As a trusted advisor, consultant, and Executive Coach, she helps business leaders navigate beyond business as usual to build Better Business and co-create a better future - through insight, strategy, innovation, and transformation. Elisabet is also the author of Better Business, Better Future (2022) and Navigera in i Framtiden (2018).