Checklista inför strategipresentationen med styrelsen

Du som läser den här artikeln har redan kommit så långt i strategiutvecklingsprocessen att du och din ledningsgrupp förbereder en slutlig strategipresentation inför styrelsen. En insats som normalt sett kräver noggrann förberedelse, tydlig kommunikation och en strukturerad agenda.

Jag förutsätter här att du under strategiprocessens gång redan har haft ett antal relevanta avstämningar med styrelseordföranden och styrelsen, att scope är tydligt och att kallelsen till presentationen eller presentationens innehåll inte kommer som en överraskning.

Jag förutsätter också att du haft en tydlig tidsplan för strategiarbetet där slutpresentationen har varit inplanerad sedan en tid tillbaka, liksom att strategiutvecklingsprocessen nu närmar sig sitt slut.

Jag förutsätter slutligen att strategin är en produkt av en kollektiv insats, som åtminstone involverat ledningsgruppen. Kanske har du också redan haft en eller flera strategi-workshop med styrelsen på vägen för att säkerställa deras engagemang och involvering.

Så vad gör du nu?

Samla ledningsgruppen

• • Planera in ett eller flera förberedande möten med ledningsgruppen med styrelsemötet i fokus. Planera också in ett eller flera möten med ledningsgruppen direkt efter styrelsemötet för att diskutera och hantera frågor och feed back, liksom nästa steg i strategin (implementeringsfasen).
  • Diskutera vem som bör delta i mötet förutom VD, liksom vem som bör hålla i vilka delar av presentationen.
  • Säkerställ all alla deltagare förstår vad som förväntas inför mötet, på mötet, och att alla förbereder sig väl.

Planera den stora dagen

• • Planera tidsramarna. Om styrelsen fått löpande avrapporteringar under arbetets gång bör det inte finnas några större överraskningar i denna fasen. Isåfall bör ca 90-120 min räcka för presentation och efterföljande diskussion: 45-60 min för själva PPT-presentationen följt av en lika lång diskussions och frågestund.
  • Skapa en detaljerad agenda för själva styrelsemötet.
  • Stäm av agenda och tankar kring upplägg och deltagare med styrelseordförande i god tid inför mötet.
  • Boka lämplig lokal, som bidrar till en bra helhetsupplevelse och hjälper er att komma bort från vardagen.

Förbered material

• • Skapa en väl avvägd och attraktiv PowerPoint-presentation med en tydlig röd tråd, som förmedlar ert budskap på 20-25 sidor (ta hjälp av en grafisk formgivare när ni har gjort ett första utkast för att säkerställa kvaliteten).
  • En strategipresentation för en styrelse omfattar vanligen följande avsnitt:
    • Inledning (1-2 slides):
      • Välkomstord och introduktion.
      • Agenda och mål för presentationen.
    • Företagets nuvarande situation (2-3 slides):
      • Internt (utveckling över tid och nuläge)
      • Externt (nuläge, trender och framtid).
      • SWOT
    • Strategisk översikt (2-3 slides):
      • • Vision och långsiktiga mål.
        • Strategiska val och prioriteringar.
    • Nyckelinitiativ och åtgärder (4-5 slides):
      • • Huvudinitiativ och aktivitieter.
        • Implementeringsplan.
    • Finansiell plan och resursallokering (2-3 slides):
      • • P&L.
        • Investeringar och förväntad avkastning.
    • Riskhantering (1-2 slides):
      • • Risker och preventiva/mitigerande åtgärder.
    • Uppföljning och Utvärdering (1-2 slides):
      • • Utvalda KPIer för uppföljning av mål.
    • Avslutning (1 slide):
      • • Sammanfattning och nästa steg.
        • Utrymme för feed back, frågor och diskussion.
    • Förbered själva dragningen:
      • Säkerställ att alla vem vem som gör vad på själva mötet. Ett genrep några dagar innan den stora dagen är aldrig fel.
      • Obs! Ett alternativt sätt att presentera en strategi är att printa ut presentationen (eller de viktigaste delarna av den) på A1 papper som sätts upp på lämpliga platser i det stora rummet ni är i. Istället för att sitta som passiva åhörare blir styrelsen då guidad runt på ”stationer” i rummet. Själva dragningen upplevs då oftast som mer dynamisk och inkluderande. Detta kräver dock lite extra tid och förberedelser för att det ska bli riktigt bra.

• • • Kom ihåg att utforma presentationen med en tydlig röd tråd, och att inkludera delar som du vet att styrelsen tycker är viktigt (t ex finansiella detaljer, marknadsdata, riskbedömningar, etc).
    • Förbered också andra nödvändiga dokument och rapporter som kan vara bra att ha som back-up.

Skicka ut pre-reading

• • • Slutligen bör du skicka ut en pre-reading till alla styrelsemedlemmar minst en vecka i förväg, inklusive en Executive Summary och/eller ”one pager” som summerar strategin i sin helhet.
    • Be gärna om att få tillbaka frågor och kommentarer senast tre dagar innan mötet för att ha en chans att optimera er gemensamma tidsanvändning.

Har du några andra tips och råd för den VD och ledningsgrupp som ska presentera sin strategi för styrelsen?

Elisabet Lagerstedt

Elisabet Lagerstedt is the founder and director of Future Navigators. As a trusted advisor, consultant, and Executive Coach, she helps business leaders navigate beyond business as usual to build Better Business and co-create a better future - through insight, strategy, innovation, and transformation. Elisabet is also the author of Better Business, Better Future (2022) and Navigera in i Framtiden (2018).