Förändring

Vi befinner oss i en historiskt unik fas av accelererande förändring. Förutom de senaste årtiondenas globalisering håller vi på att uppleva hur internet och tillhörande tekniska lösningar i grunden förändrar vårt sätt att handla, läsa, konsumera, deklarera, lyssna på musik och kommunicera. Det har omformat hela branscher och skapat helt nya affärsmodeller. Och förändringarna fortsätter i rasande fart – och påverkar oss alla.

Låt oss titta lite närmare på internet. Det började spridas bland ‘vanliga dödliga’ kring 1995. Efter bara fem år var internet penetrationen i Sverige över 50 procent av hushållen. Idag är den över 90 procent. För bara några år sedan surfade fortfarande de flesta på internet via en PC. Idag har ’alla’ en smartphone eller en läsplatta och behöver inte ens en PC för att använda internet. Smartphones och appar har blivit allmängods. Den ökade digitaliseringen och snabba teknikutvecklingen har skapat en uppsjö av nya produkter och tjänster: vi deklarerar med hjälp av mobilen, läser tidningen på surfplattan och streamar vår favoritmusik när och var vi vill. Vi kommunicerar enkelt med och genom olika tekniska lösningar och förväntar oss naturligt att tekniken ska vara tillgänglig under dygnets alla timmar, året runt.

Den snabba tekniska utvecklingen har möjliggjort en våg av innovationer som på olika sätt berör internet, vårt sätt att kommunicera, liksom många andra delar av vår vardag. Det är lätt att glömma att produkter som iPhone (lanserades 2007) och iPad (lanserad 2010), liksom tjänster som Twitter (start 2006) och Facebook (start 2004) var okända begrepp för bara tio år sedan. Idag har de emellertid på kort tid skapat förutsättningar för helt nya möjligheter till interaktion för enskilda individer såväl som företag. Och utvecklingen fortsätter i ett högt tempo med mängder av nya produkter och tjänster baserade på digital teknik. Produkter och tjänster som fortsätter att förändra våra köpbeteenden, vårt sätt att konsumera och vårt sätt att kommunicera. Med ”the internet of things” integreras nu internet på ett ännu närmare sätt med vår vardag.

Skapar ett starkt externt förändringstryck på organisationer

Den snabba tekniska utvecklingen och den ökade globaliseringen medverkar också till starkt externt förändringstryck på företag och organisationer – stora som små, nya och gamla.

Därför vill jag här passa på att skriva några rader om just förändring och förändringsarbete. Dels för att jag själv fördjupat mig inom området, dels för att det är mycket stor sannolikhet att förändring på olika sätt påverkar även den organisation du arbetar inom. Dessutom spelar just kommunikation en nyckelroll i sammanhanget.

Majoriteten av allt förändringsarbete inom organisationer misslyckas

Förändringsarbete är svårt och forskning har visat att majoriteten av alla förändringsarbeten inom organisationer misslyckas med att nå uppsatta mål. God kommunikation är en oumbärlig del av effektivt förändringsarbete, men också något som ofta används på ett ganska bristfälligt sätt. Ofta beroende på högt tempo och bristande insikt i vilken effekt god kommunikation faktiskt kan ha.

80 procent av alla företag har varit med om en omorganisation senaste åren

En undersökning från Boston Consulting Group visade att hela 80 procent av alla företag varit med om någon sorts omorganisation de senaste åren. Det låter kanske mycket. Oavsett vilken typ av organisatorisk förändring som avses, har forskarna Beer & Nohria visat att uppåt 70 procent av större planerade förändringar faktiskt misslyckas. Forskarparet Kotter & Schlesinger menar å andra sidan att bara ett fåtal förändringsprojekt misslyckas helt, men att merparten inte kan anses vara särskilt framgångsrika heller:

”-Most efforts encounter problems; they often take longer than expected and desired, they sometimes kill morale, and they often cost a great deal in terms of managerial time or emotional upheaval” (Kotter & Schlesinger).

Förändring – vad är det?

Förändring har alltid varit – och kommer alltid att vara – en naturlig del av livet – inom såväl som utanför organisationer. Som människor föds vi till livet, växer upp, blir vuxna, får egna barn, åldras och lämnar till sist denna världen. Och under tiden stöter vi ständigt på olika former av förändring. Många önskade och några oönskade. Lika inspirerande som en önskad förändring kan vara, lika ovälkommen kan en oönskad förändring vara. Framförallt oväntade och oönskade förändringar framkallar negativ stress, osäkerhet och oro hos individen och kan upplevas som svåra att hantera – både för individen och för de som finns närmast. Men, som Darwin uttryckte sig, det är den som kan anpassa sig bäst till nya förhållanden som överlever.

På samma sätt som en människa kan en organisation också sägas ha en livscykel. Den skapas, växer, mognar, blir mindre flexibelt, stelar till, åldras och riskerar slutligen att bli irrelevant för kunderna och går då i graven – allt i förhållande till utvecklingen på marknaden.

Det finns en mängd exempel på företag som följt just den banan. Det finns emellertid inte lika många exempel på företag som verkligen lyckats transformera sig och hålla sig långsiktigt relevanta och attraktiva för sina kunder över lång tid. Ett företag som verkligen genomgått en lyckad transformering är giganten IBM. Transformeringen tog emellertid hela 10 år och skedde först efter en gigantisk kris som hotade företagets hela existens. En kris har nämligen potentialen att fungera som förändringskatalysator om den används på rätt sätt. Något som kräver insiktsfulla ledare.

Annars kan förändring för enkelhetens skull delas in i löpande förbättring respektive just transformativ förändring. Den förstnämnda bör pågå löpande, medan den sistnämnda oftast är orsakade av just kriser eller omfattande strategiförändringar. Löpande förbättringar karaktäriseras av processförbättring (e.g. lean) och ett ständigt filande på befintligt erbjudande, kompetenser och organisation. Transformativa förändringar kännetecknas snarare av nya strategier, teknologier, nya affärsmodeller och stora, ganska brutala förändringar av verksamheten. Den ena utesluter inte den andra, snarare följer de båda på varandra i växelverkan: stor förändring – många mindre förbättringar – stor förändring – många mindre förbättringar. Även små förändringar i människors vardag kan emellertid skapa hårdnackat motstånd om det inte är uppenbart varför förändringen sker, eller om det som sker inte är till min egen fördel. Särskilt om kommunikationen fungerar dåligt.

Förändringstempot allt högre

Kris eller ej, förändringstempot i vår omvärld håller på att bli allt högre. Detta har som jag nämnde ovan skapat ett allt starkare förändringstryck på alla företag och organisationer. Styrelsearbetet har blivit mer aktivt än tidigare och VD’s jobb än mer krävande. VDs genomsnittliga anställningstid har samtidigt blivit allt kortare och tålamodet liksom kraven att visa snabba resultat likaså. Nya strategier ska implementeras och omorganisationer ska genomföras på kort tid. Den VD som inte lyckats uppnå avsevärda resultat på tre år ligger risigt till.

Förändringsarbete är emellertid svårt och majoriteten av alla förändringsarbeten misslyckas som sagt med att nå uppsatta mål. VD och ledningsgrupp är under press och brottas med dilemmat att ju större förändring som ska genomföras, desto mer stress riskerar uppstå bland organisationens medarbetare – och desto starkare motreaktion och motstånd riskerar uppstå (aktivt eller passivt).

Det kanske inte är så konstigt egentligen. Framförallt stora, planerade förändringar är ofta svåröverskådliga och komplexa, tar lång tid att genomföra och skapar ofta frustration för de som drabbas, eftersom möjligheterna att påverka dem är jämförelsevis begränsade. Därtill kräver de – beroende på förändringens art – att ett stort antal människor på flera olika nivåer inom organisationen ändrar allt från invanda rutiner, attityder, beteenden, arbetsuppgifter, kollegor, kontorsrum, närmaste chef och ibland även bostadsort. Det är helt enkelt ganska jobbigt och tenderar att skapa olika typer av reaktioner hos de individer som drabbas. Dessutom tenderar all oro och alla spekulationer att ta onödigt mycket energi och fokus från den löpande verksamheten, vars resultat ofta påverkas åtminstone kortsiktigt. Upprepade förändringar inom en organisation har också visat sig öka sjukfrånvaron och sänka prestationsnivån.

Kommunikation och delaktighet är oumbärliga verktyg vid förändringsarbete

Det finns en uppsjö av litteratur och råd kring hur förändringsarbete i organisationer bäst bedrivs. En Googel sökning visar exempelvis på nästan 1,4 miljoner hits på termen ”Change Management” och antalet boktitlar inom området är omfattande. I denna djungel återkommer emellertid ständigt två områden – vikten av delaktighet och god kommunikation. Ju bättre kommunikation och ju högre delaktighet individen upplever i förändringsarbetet, ju bättre resultat och snabbare förändring.

Delaktighet och god förändringskommunikation hjälper till att minska den negativa stressen, bidrar med en förståelse, mening såväl som tydligare känsla av sammanhang. Därtill hjälper god förändringskommunikation till att reducera ryktesspridning bland företaget, dess kunder och leverantörer. En större förändring påverkar nämligen inte bara medarbetarna, utan ofta även kunderna och leverantörer på olika sätt, exempelvis genom byte av kontaktpersoner. Det finns alltså orsak att tänka sig för – och planera väl – när en förändring ska genomföras. Att skapa delaktighet, en väl genomtänkt kommunikationsplan och att kommunicera mer är därför kanske de bästa råden som kan ges till de ledare och ledningsgrupper som driver en omfattande förändringsprocess.

Källa:

Harvard Business School, Leading Change and Organizational Renewal, 2013.

Individers reaktioner i förändringsprocesser, E. Lagerstedt, 2011.